Dossiers bewaren voor pscyhologen en therapeuten: op papier of digitaal?

Je hoort tegenwoordig vaak dat alles digitaal moet, maar is dat dan echt beter?Hieronder zetten we papier en digitaal naast elkaar, en onderzoeken we wat de wet er vandaag over zegt.

Papier

De voordelen van papier.

Papier is vertrouwd. Een schriftje en een pen vragen geen uitleg. Het nemen van notities wordt ook vaak geassocieerd met iemand die goed oplet. Misschien vind je het zelfs fijn om met je handen iets te doen te hebben tijdens het luisteren.

Je bent vrij in vorm. Je kan gemakkelijk een tekeningtje, pijl, familieboom, etc.. toevoegen, of nog iets extra benadrukken of onderstrepen.

Het is eenvoudig. Geen log-in, geen updates, geen wachtwoord, geen computer die traag doet.

De nadelen van papier.

Het kan andere administratie moeilijker maken. Moet je een factuur, verslag of afwezigheidsattest opmaken? Of als geconventioneerd psycholoog jouw terugbetaling aanvragen via de ELP-tool? De gegevens die je nodig hebt moet je eerst in je fysieke mapje gaan zoeken en overtypen.

Het vraagt orde. Achteraf nog iets toevoegen of doorstrepen kan het dossier onoverzichtelijk maken. Als je niet gestructureerd te werk gaat, heb je al snel een dossier misplaatst, thuis vergeten, of een blad in het verkeerde mapje gestopt.

Je hebt opslagplek nodig. Je hebt een plek nodig voor jouw cliëntendossiers waar niemand anders bij kan. Bovendien moet je ze lang bijhouden (zie verder), ook wanneer je deze cliënt niet meer ziet. Hou dus rekening met de hoeveelheid fysieke opslagruimte die je tot jouw beschikking hebt.

Digitaal

De voordelen van digitaal.

Je kunt zoeken en kopiëren. Je kan op naam een dossier terugvinden. Een adres of rijksregisternummer hoef je niet over te typen. En "oh, hadden we dit een paar maand geleden niet over hetzelfde onderwerp", kan je snel via een kernwoord terugvinden.

Backups. Werk je online, dan is er automatisch een reservekopie. Het dossier kan dus niet verloren raken bij brand, waterschade, etc.. Een online dossier kun je ook vanuit een andere praktijkruimte of van thuis raadplegen.

Er is automatisering mogelijk. Je notities kunnen geïntegreerd worden met je agenda, je verslagen en je facturatie, zodat je gegevens één keer invoert in plaats van vier keer. Dat is wat een toegespitst EPD (zoals ZorgMee dus) doet, en het is het verschil met gewoon typen in een tekstbestand.

De nadelen van digitaal.

Het scherm zit in het gesprek. Typen tijdens een sessie maakt het contact onpersoonlijker, want het scherm zit letterlijk tussen jullie in. Sommige hulpverleners kiezen ervoor om pas achteraf te noteren, of geschreven notities over te typen, maar dat creëert weer extra werk.

Tegenwoordig bestaan er de mogelijkheid om een AI-assistent te laten meeluisteren in het gesprek, die achteraf een automatische samenvatting voor je maakt. Zo is onder andere de Gentse startup Squire hiermee bezig. Er wordt geen audio opgeslagen, en ook de samenvatting wordt achteraf verwijderd. Dit systeem kan gekoppeld worden aan ons EPD ZorgMee, zodat je de samenvatting meteen in je dossier krijgt. Wil je hier meer over weten, neem dan contact met ons op.

Je bent afhankelijk van de technologie. Als je online werkt, kun je niet werken zonder stabiele internetverbinding. Kies je ervoor om een bepaald softwarepakket te gebruiken, ben je afhankelijk van de leverancier. De meeste leveranciers bieden een export van de gegevens aan, zodat je die kan meenemen als je stopt, maar pas goed op: bij sommige pakketten hang je vast aan een contract van een jaar of langer, waarbij opzeg niet onmiddellijk mogelijk is.

Het verhoogt je schermtijd. Voor wie niet graag met de computer werkt, kan de extra schermtijd aanvoelen als een grote last. Zelfs al heb je puur in uren gerekend tijd gewonnen, kan je administratie zwaarder voelen als je dit niet prettig werken vindt.

Hybride oplossingen

Als tussenoplossing kun je ervoor kiezen om jouw papieren notities achteraf in te scannen, of met een pen op een tablet te schrijven. Zo is bijvoorbeeld de Remarkable-tablet een populaire keuze onder hulpverleners.

Allebei combineren ze de voordelen van papier met een back-up en een dossier dat je overal kunt raadplegen. Wat je niet krijgt, is de rest: een scan of een handgeschreven tabletnotitie is voor je software een afbeelding. Je kunt er niet in zoeken, er niets uit kopiëren en er niets mee automatiseren.

Wat zegt de wet?

Wat hieronder staat, geldt in augustus 2026.

Elke officieel erkende gezondheidszorgbeoefenaar (maw. wie een visum heeft) moet voldoen aan de kwaliteitswet. Klinisch psychologen en klinisch orthopedagogen vallen daaronder. Heb je geen erkende titel, dan zijn onderstaande regels voor jou niet van toepassing.

Digitale dossiers zijn op vandaag nog niet verplicht. De kwaliteitswet (art. 34) stelt wel dat je het dossier elektronisch zal moeten bijhouden vanaf een nader te bepalen datum. Deze datum zal verschijnen in een koninklijk besluit, maar dat koninklijk besluit is er nog niet. Zolang dat zo is, mag papier. En omdat nog niet bepaald is waaraan een EPD moet voldoen, is een gewoon mapje op je computer op dit moment ook toegelaten. Het besluit kan op elk moment komen, dus bereid je hierop voor.

Wat er minimaal in het dossier moet, ligt al wel vast. De kwaliteitswet (art. 33) somt dat op: identificatie van de patiënt en van jezelf, reden van het contact, voorgeschiedenis, resultaten en verslagen, en een chronologisch overzicht van de zorg.

De bewaartermijn is minimum 30 jaar en maximum 50 jaar vanaf het laatste patiëntencontact. (art. 35)

Verder heeft je cliënt recht op inzage in het dossier en op een kopie ervan. Vroeger mocht je nog privénotities bewaren die werden uitgesloten van het inzagerecht, maar dat is sinds een hervorming in 2024 veranderd. Vandaag heeft je cliënt recht op inzage van z'n volledige dossier, enkel gegevens over derden blijven eruit. Het is dus goed om te noteren met in je achterhoofd dat je cliënt het kan lezen, en om je dossier enigszins ordelijk te houden.

Conclusie

Papier is niet achterhaald en digitaal is voorlopig geen plicht. Zoek dus gerust naar de manier die bij jou past en aansluit op je noden.

Ben je veel aan het overtypen en terugzoeken, dan is overstappen naar digitaal waarschijnlijk een winst. Heb je van nature veel orde, en voel je je minder zeker met het gebruik van de computer, dan is noteren op papier of een tussenvorm nog steeds een goede optie.