Veelgestelde vragen

Voor psychologen en therapeuten die alleen werken of samen in een groepspraktijk. Het EPD is gebouwd rond je agenda, je dossiers, je attesten en je facturen.

Ja, voor het algemene werk: je agenda, je cliëntendossiers met notities, je documenten en je facturen werken voor elke zorgverlener die cliënten ziet. ZorgMee is wel gebouwd voor psychologen en therapeuten en heeft geen functies die specifiek zijn voor een ander beroep. Denk aan testscores (logopedisten) of een voedingsdagboek (diëtisten). Heb je zulke functies nodig, dan vind je die in ZorgMee niet, en is software voor jouw beroep misschien een betere keuze.

Nee. ZorgMee werkt in je browser, op je computer. Eens je account is gemaakt kan je meteen starten.

Ja. Je begint met een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Daarin kijken we waar je naar op zoek bent en of ZorgMee een goede match is. Vind ik dat een ander pakket beter bij je past, dan zeg ik dat eerlijk. Daarna kan je ZorgMee een maand gratis proberen.

Nee. Je blijft plannen in Google Calendar of Outlook. De enige voorwaarde is dat de voornaam en de familienaam van de cliënt in de afspraak staan, in welke vorm je ook wil.

Nee. Herinneringen worden enkel per e-mail verstuurd.

Van een ZorgMee-mailadres dat niet beantwoord kan worden (no-reply). Jouw e-mailadres staat wel als antwoordadres: klikt je cliënt op “beantwoorden”, dan komt het bericht bij jou terecht.

ZorgMee koppelt op naam. Zet je de voornaam en familienaam van een cliënt in je agenda, dan wordt dat gezien als een consultatie bij het dossier van die cliënt. Typ je er ook het consultatietype bij, dan wordt dat ook overgenomen.

Dat mag. ZorgMee vergelijkt de naam “op het gehoor”, dus een kleine typfout is geen probleem.

Ja, als je de betaalde versie van Rosa hebt. Die kan je agenda exporteren naar Google Calendar, en die agenda wordt in ZorgMee ingelezen. Zo is de synchronisatie compleet. In de gratis versie van Rosa is die functie beperkt, en dan valt de koppeling met ZorgMee weg.

Dat kan gewoon in je agenda. Had je al notities bij die afspraak, dan blijven die staan, met de aanduiding dat de afspraak niet meer bestaat. De herinnering wordt dan niet meer verstuurd.

ZorgMee heeft zelf geen online boeking. Maar omdat je agenda gekoppeld is, kan je elk boekingspakket gebruiken dat afspraken naar Google of Outlook schrijft. Via de koppeling in twee richtingen staan die afspraken ook in ZorgMee. Google Agenda heeft gratis een boekingsfunctie ingebouwd, en Outlook ook als je Microsoft 365 hebt.

Ja, zolang het platform afspraken kan wegschrijven naar Google Calendar of Outlook. Dan staan ze ook in ZorgMee. Dat geldt voor de meeste boekingsplatformen, zoals Calendly, Setmore en Acuity Scheduling.

ZorgMee heeft geen gsm-app en is niet gemaakt om op je gsm te openen. Door de koppeling kan je wel in de Google- of Outlook-app op je gsm nieuwe afspraken inboeken. Die staan dan ook in ZorgMee.

Een rechtstreekse koppeling bestaat niet, omdat reMarkable die niet toelaat. Wat wel kan: exporteer je reMarkable-notities als pdf en upload die in het dossier van de cliënt.

Ja. Je kan de communicatie zelfs naar meerdere mensen tegelijk laten uitsturen. Gescheiden ouders willen bijvoorbeeld vaak allebei de afspraakherinnering krijgen.

Ja. Die persoon heeft één account nodig, en dat account is gratis zolang hij zelf geen consultaties doet. Per dossier geef je aan wie mag meewerken.

Je archiveert het. Dan staat het niet meer tussen je andere dossiers, en het blijft bewaard. Start de cliënt het traject later opnieuw, dan haal je het dossier weer uit het archief.

Nee. Dat is een bewuste keuze, om jezelf te beschermen tegen en om de wettelijke bewaartermijn van minstens 30 jaar te respecteren.

Nee, dat zit er niet in. ZorgMee helpt met het administratieve deel en niet met de therapie zelf. Hoe je werkt is aan jou. ZorgMee mikt puur op het administratieve.

Ja. ZorgMee verstuurt de factuur per mail, met de pdf als bijlage, van een ZorgMee-mailadres dat niet beantwoord kan worden (no-reply). De tekst van de mail pas je zelf aan.

ZorgMee werkt hiervoor samen met Peppyrus, een erkende Peppol-provider. Je maakt een account aan bij Peppyrus, en link dit account in de instellingen. Dit hoef je maar één keer in te stellen, en daarna is het gewoon één knop vanuit ZorgMee

In het overzicht van je facturen zie je welke nog openstaan. Je kan de cliënt dan een herinnering sturen.

Er is geen koppeling met een extern boekhoudpakket. Wel kan je een doorstuuradres opgeven. Veel boekhoudpakketten hebben een inbox die facturen automatisch herkent. ZorgMee stuurt je facturen dan vanzelf naar dat adres.

Ja, de facturen bevatten een QR-code. Er is geen link met Payconiq.

Ja, bijvoorbeeld naar een organisatie zoals het OCMW.

Ja, dat stel je één keer in bij je gegevens. Daarna worden je facturen opgesteld zonder BTW

Elke therapeut wordt apart geteld. Werken sommige therapeuten deeltijds en andere voltijds, dan krijg je een eerlijke prijs volgens aantal consultaties. Iemand die geen consultaties doet maar een administratieve rol vervult, werkt gratis.

In het praktijkoverzicht zie je de afspraken van alle collega’s. Per medewerker bepaal je wie toegang heeft tot dat overzicht.

Voorlopig gaat dat via mij. Komt er iemand bij, dan stuur je me een mailtje en ik voeg die persoon toe. Dat geldt ook als iemand de praktijk verlaat.

Je kiest. Je draagt alle dossiers over aan iemand anders in je praktijk. Of de therapeut krijgt een export van zijn dossiers om over te stappen naar een ander EPD. Of hij neemt zijn dossiers mee naar een andere praktijk en blijft ZorgMee gebruiken.

Dan staat het dossier bij beiden in de cliëntenlijst, de notities van beide collega’s komen op dezelfde tijdslijn

Dat verloopt volgens de afspraken binnen jullie praktijk. Je kan namelijk per collega instellen of die inzage heeft in de notities van de anderen

Eén prijs geeft toegang tot alle functies, zonder verborgen kosten of bijbetalingen voor extra modules.

• Gratis tot 12 consults per maand
• € 0,90 per consult, met een maximum van € 36 per maand
• Alle prijzen zijn exclusief btw

Ja, je probeert ZorgMee een maand gratis.

Nee. Na ongeveer drie weken stuur ik je een mailtje om te vragen of alles gelukt is en of je tevreden bent. Daarna bespreken we samen de overstap naar de betalende periode.

Nee. Je betaalt per consult en kan op elk moment stoppen.

Elke afspraak in je agenda die aan een cliëntendossier gekoppeld is. Een afspraak die je annuleert, telt niet mee.

Per therapeut, op basis van zijn of haar eigen consultaties. Het overzicht voor de praktijkbeheerder kost niets extra.

Je krijgt maandelijks of per kwartaal een factuur voor de consultaties van de voorbije maand(en).

In Parijs, bij Clever Cloud, een Frans hostingbedrijf. De dossiers staan op servers met een speciaal certificaat voor medische gegevens (HDS).

Ja: onderweg over het internet (HTTPS) en in het datacenter zelf. Wie iets onderschept, ziet alleen onleesbare tekens.

Er wordt elke dag een back-up gemaakt, met een extra kopie op een andere plek in de EU. Stuur me een mailtje, dan probeer ik het terug te halen.

Met je Google- of Microsoft-account, en alleen zo. ZorgMee bewaart geen wachtwoorden. Zet bij Google of Microsoft tweestapsverificatie aan, dan is je ZorgMee ook beter beschermd.

Ja. Jij bent verantwoordelijk voor de gegevens van je cliënten en ZorgMee verwerkt ze in jouw opdracht. Dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

Tussen jou en ZorgMee wel: daarvoor sluiten we een verwerkersovereenkomst. Als zorgverlener heb je daarnaast je eigen regels, los van welk EPD je gebruikt. Denk aan het inzagerecht van je cliënt en hoe lang je een dossier bewaart.

Dan krijg je een export van al je gegevens, in een formaat dat je in een ander programma kan inladen, zoals CSV. Wil je dat je gegevens daarna bij ZorgMee verwijderd worden, dan vraag je dat gewoon.

Nee, want dat bestaat niet, online net zo min als in de echte wereld. Wat wel bestaat is veilig genoeg. ZorgMee volgt de regels die in de sector gelden om een app veilig te maken, zodat inbreken de moeite niet meer loont.

Vaak is de gebruiker de zwakste schakel. Kleine dingen maken een groot verschil.

• Bescherm je Google- of Microsoft-account met een wachtwoord dat je nergens anders gebruikt en zet tweestapsverificatie aan.
• Blijf alert voor phising
• Stel updates van Windows of je browser niet uit

Nog niet. De kwaliteitswet bepaalt dat erkende zorgverleners hun dossier later elektronisch moeten bijhouden, vanaf een datum die nog in een koninklijk besluit moet komen. Zolang dat besluit er niet is, mag je op papier werken. (Stand van augustus 2026.)

Volgens artikel 33 van de kwaliteitswet: je identificatie en die van je cliënt, de reden van het contact, de voorgeschiedenis, resultaten en verslagen, en een chronologisch overzicht van de zorg.

Minimaal 30 jaar en maximaal 50 jaar na het laatste contact met de cliënt (artikel 35 van de kwaliteitswet).

Als erkend zorgverlener moet je het dossier minstens 30 jaar bewaren (artikel 35 van de kwaliteitswet). Die wettelijke bewaarplicht krijgt voorrang op het recht om gegevens te laten wissen: de GDPR (artikel 17, lid 3) maakt daarvoor een uitzondering, onder meer voor een wettelijke verplichting en voor gezondheidszorg. Na de bewaartermijn kan het dossier wel gewist worden.

Ja. Een cliënt heeft recht op inzage in zijn volledige dossier en op een kopie ervan. Enkel gegevens over derden blijven eruit.

Niet meer. Sinds een hervorming in 2024 vallen ook je privénotities onder het inzagerecht. Noteer dus met in je achterhoofd dat je cliënt het kan lezen.

De kwalititeitswet geldt niet voor jou. Dat wil zeggen dat er voor jou geen bepalingen zijn over wat er in een dossier staat of hoe lang je het moet bijhouden. Wat wel voor jou van toepassing is, is de GDPR-wetgeving. Daarin staat onder andere dat iemand zijn gegevens mag inkijken, laten wijzigen of verwijderen

Met een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Daarna kan je een maand gratis proberen, en na ongeveer drie weken vraag ik je hoe het gaat.

Ja. Vaak kan je bij je huidige leverancier een export vragen, of je gebruikt je eigen Excel. Ik importeer die export eenmalig gratis in ZorgMee. De indeling van de gegevens is soms niet helemaal dezelfde, maar ik doe mijn best dat alles erin komt.

Gebruik je al een digitale agenda, dan is de overstap zacht: je blijft je bestaande agenda gebruiken. Werk je volledig op papier, ook met een papieren agenda, dan vraagt het wat aanpassing.

Meteen na het kennismakingsgesprek. Ik zet een proefaccount voor je klaar.